Berikut ini beberapa tips untuk membantu mengelola hari-hari Anda:
1. Menetapkan Tujuan Spesifik
Stephen Covey berbicara tentang prinsip memulai dengan berpikir mendalam, yaitu di mana Anda harus memiliki visi hasil yang jelas sebelum memulai setiap tugas. Ketika bermain golf, Tiger Woods selalu membayangkan setiap tembakannya sebelum ia mengayunkan tongkat golf.
Miliki strategi dan rencanakan tujuan untuk mengisi hari Anda. Ketika Anda akan memulai aktivitas setiap pagi, berpikirlah tentang tiga tujuan paling penting untuk hari itu, sembari menghubungkannya dengan tujuan mingguan, bulanan dan tahunan.
Berikut tips untuk menetapkan cita-cita: sesuatu yang Anda inginkan, harus cukup menggairahkan Anda, namun cukup realistis untuk dapat dicapai. Menurut guru manajemen, Brian Tracy: Anda harus merasa seolah-olah hanya memiliki kesempatan 50 persen untuk mencapai tujuan Anda.
2. Membuat Blok Waktu
Belajar untuk melindungi waktu Anda dan mengatakan "tidak" saat diinterupsi. Membuat blok waktu agar dapat fokus pada kegiatan yang ingin segera Anda selesaikan. Matikan semua perangkat teknologi selama 60 menit sehari dan fokus melakukan pekerjaan yang terpenting.
Dalam menangani proyek-proyek penting, yang diperlukan adalah fokus dan dedikasi penuh dari Anda; membuat blok waktu di mana Anda tidak akan terganggu oleh telepon, email, dan pertemuan, akan membantu Anda menyelesaikan tugas penting yang ingin dicapai. Beberapa orang mengalokasikan periode waktu tertentu, 30-60 menit setiap hari untuk berlatih.
Banyak orang membaca buku-buku terkenal 15 menit setiap malam sebelum beristirahat. Kunci sukses metode bekerja di segmen waktu tertentu adalah merencanakan hari Anda di muka, dan jadwal khusus dalam jangka waktu tetap untuk aktivitas atau tugas tertentu.
Tidak segera menanggapi setiap email terkecuali sangat mendesak dan penting. Meskipun setiap email mungkin membutuhkan hanya beberapa menit untuk menulis dan mengirim, jika semua menit terakumulasi akhirnya mengurangi perhatian, energi, dan fokus Anda, sehingga menyebabkan pikiran Anda merasa berkecamuk, seolah-olah Anda memiliki seratus hal-hal yang perlu dilakukan sekarang.
Richard Branson, pendiri Virgin Group, perusahaan Inggris yang memiliki 400 anak perusahaan, hanya memeriksa Blackberry-nya tiga kali sehari. Sebuah studi di Microsoft menunjukkan bahwa perhatian berkecamuk akan mengakibatkan penurunan produktivitas. Satu kelompok penelitian menunjukkan bahwa kita memiliki lebih dari empat interupsi per jam. Studi menunjukkan bahwa 40 persen tugas yang diinterupsi tidak akan dilanjutkan kembali setelah gangguan.
3. Beristirahat di Antara Jam Kerja
Pertama, bekerja dalam siklus 90 menitan. Banyak penelitian ilmiah sekarang mengonfirmasikan bahwa pekerjaan yang optimal berbanding dengan istirahat. Kedua, mengambil sehari dalam seminggu sebagai hari pemulihan lengkap untuk mengisi bahan bakar dan regenerasi (yang berarti tidak ada email, tidak ada panggilan telepon dan pekerjaan).
Leonardo da Vinci cenderung mengambil tidur siang pendek saat bekerja pada Kapel Sistina, hal ini bertentangan dengan keinginan orang yang mempekerjakannya. Dia merespon dengan mengatakan bahwa ia dapat mencapai hasil lebih dengan bekerja kurang.
Para atlet top menghabiskan 80% dari waktu musim libur dalam setahun mereka, sebagai persiapan memperoleh energi maksimal dalam waktu yang sangat pendek dan intens. Atlet membangun kapasitas mereka dengan memacu otot-otot melampaui kapasitasnya saat itu, kemudian memulihkan dan membangunnya kembali.
Di sisi lain, kebanyakan orang di dunia usaha menghabiskan 95 persen waktu mereka dengan mengeluarkan energi di tempat kerja dan mendapatkan libur hanya beberapa minggu per tahun. Jika Anda tidak beristirahat dan memulihkan diri, maka tidak akan bisa meningkatkan kapasitas Anda, dan akan berlaku hukum penurunan hasil pada kinerja Anda, baik energi maupun produktivitasnya.
4. Fokus pada Prioritas
Terus mengingatkan diri sendiri tentang hukum 80/20, yakni dari 20 persen yang Anda lakukan, akan menghasilkan sebesar 80 persen. Mengetahui pekerjaan apa yang membawa hasil maksimal, dan kemudian fokus pada kegiatan dan proyek-proyek yang akan berkontribusi terhadap keberhasilan terbesar. Memahami perbedaan antara sesuatu yang mendesak dan aktivitas penting, sehingga tidak hanya akan membuat Anda lebih produktif, tetapi akan secara drastis mengurangi tingkat stres Anda.
Sebuah masalah dapat jadi mendesak dan penting (tugas penting dengan batas waktu), mendesak tetapi tidak penting (misalnya panggilan telemarketing), penting tapi tidak mendesak (proyek besar yang Anda kerjakan), atau tidak ada pekerjaan (menelusuri internet). Kita perlu mengembangkan kemampuan cepat untuk mengidentifikasi interupsi mendesak dan penting yang perlu segera ditangani, serta sisihkan sisa tugas untuk ditangani secara berkala ketika mereka tidak lagi mengganggu kita dari tugas-tugas yang menjadi fokus untuk diselesaikan.
5. Tangani Tugas Tersulit Saat Pikiran Jernih
Beberapa orang menemukan bahwa mereka lebih merasa jernih dan energik di pagi hari atau setelah makan siang. Waktu apa pun itu, lakukan tugas yang paling sulit di saat itu. Gunakan waktu tersebut untuk mempermudah tugas Anda. Dengan menangani tugas tersulit Anda saat berada dalam kondisi terbaik, Anda akan lebih jadi efektif dan efisien dalam menyelesaikannya.
Apabila waktu paling efektif Anda di pagi hari, selesaikanlah tugas Anda yang paling penting terlebih dulu. Ini akan memberikan kemenangan psikologis, yang efektif mendorong aktivitas pada hari itu. Jadwalkan kegiatan dan tugas biasa di hari itu, ketika Anda merasa kurang efektif dan was-was.
Terburu-buru dalam melakukan pekerjaan penting, atau bahkan lebih baik mendelegasikannya pada orang lain. Begitu sering kita menghabiskan terlalu banyak waktu yang tidak penting. Seorang investor jenius, Warren Buffett, suka berkata, "Apa yang tidak layak dilakukan bernilai tidak baik." [Priscillia Kang / Jakarta]
